Možnosti pořízení a provozování IS
a) projektování (provoz) vlastními silami
b) nechat si vyprojektovat IS u IT firmy na zakázku
c) koupit hotový IS, který má IT firma "skladem"
d) pořídit si Freeware IS, Open Source IS
e) provozovat SW as a Service (SaaS), Cloud Computing
f) pořídit si IS vypsáním výběrového řízení (váže se k bodům b,c,e)
POŘÍZENÍ IS
Koupit hotový IS (pak mluvíme o dodavatelském řešení pořízení IS)
· „co můžete koupit, kupte!“
· Lacinější, než kdyby si to uživatel musel vyrábět sám (záleží na odbornosti IT uvnitř firmy)
· Rozhodneme se tehdy, když se na trhu nabízí „standardní“ řešení, které nám vyhovuje a když potřebujeme mít fungující IS pokud možno co nejdříve v provozu
· Při tomto řešení sledujeme výdaje do podnikového IS v následujícím druhovém členění:
o Cena HW, závislá na potřebném výkonu a je tvořena součtem ceníkových cen jednotlivých HW komponent
o Cena SW, závislá na počtu licencí, obyčejně daných maximálním počtem současně pracujících uživatelů, a je opět tvořena ceníkově, přičemž se obyčejně výrazně uplatňují množstevní rabaty
o Cena implementace, tj. cena odborných služeb dodavatele, zahrnující školení uživatelů, nastavení a zákaznické úpravy software, vlastní instalace apod. a je závislá na rozsahu prací (počet člověkodní)
o Cena údržby, tj. cena spojená s údržbou a dalšími službami v průběhu užívání systém. Je závislá na smluvním vztahu s dodavatelem a uzavírá se obyčejně na 2-4 roky provozu ve výši pevného ročního poplatku (obyčejně 10 až 20% ceny SW)
Vedle ceny údržby je často třeba ještě uvažovat náklady provozu u uživatele (spotřební materiál, zejména u tiskáren, mzdy obsluhujícího personálu, výdaje za služby zejména telekomunikační. Pro komplexní posouzení nákladů, které jsou spojeny s pořízením a provozu nějaké aplikace IS/IT, zejména pro účely vzájemného srovnání různých variant, byl proto vytvořen ukazatel nazývaný celkové náklady vlastnictví – Total cost of ownership (TCO).
IS vyvíjet vlastními silami (podnik disponuje vlastními IT odborníky).
· Vývoj bude déle trvat, než nákup hotového produktu
Při úvahách o tom, zda koupit či vyvíjet na míru se vždy musíme zabývat ještě dvěma důležitými otázkami:
· Co se čemu přizpůsobí, tj. zda naše podnikové procesy nově zakoupenému systému, nebo se musí nový systém přesně přizpůsobit na naše procesy (problém customizace, resp. problém zákaznických úprav systému)
· Rozhodnutí o tom, kdo a jak bude nový systém dále udržovat, tj. zda budeme mít i do budoucna dostatek kapacit pro údržbu a další rozvoj systému, nebo se budeme spoléhat na služby dodavatele je problémem tzv. trvale udržitelného rozvoje. Problém zákaznických úprav není jenom problémem, který se musí řešit při pořizování systému, ale jeho důsledky se projeví zejména v budoucnosti. Všechny standardně dodávané systémy jsou svými tvůrci neustále zdokonalovány podle obecného vývoje PIS nejčastěji formou verzí a obyčejně je možno provádět upgrady, tj. výměnu staré verze za novou, bez větších problémů či finančních nároků
Formou outsourcingu (kdy IS je poskytován dodavatelem jako služba)
· zajištění implementace a provozu IS externím dodavatelem.
· různé varianty
o úplný outsourcingu (včetně HW infrastruktury a dodávky specializovaných pracovníků, kteří fyzicky pracují u zákazníka, ale jsou zaměstnanci dodavatelské firmy
o dílčí outsourcing aplikací nebo služeb. Můžeme se pak setkat s formami outsourcingu jako je ASP (outsourcing aplikací), SaaS (outsourcing služeb), cloud computing apod.
Posouzení, zda je výhodnější systém koupit nebo vyvíjet, je značně individuální. Obecně ale platí pravidlo, že čím více se jedná o standardní aplikaci, tím více je výhodnější nákup před vývojem.
Rozhodování, zda jít cestou nákupu nebo vývoje ovlivňuje také dopovědi na otázky:
· Přizpůsobí se podnikové procesy systému nebo se systém musí přesně napasovat?
· Kdo a jak bude systém udržovat?
· Máme dostatečné kapacity pro vývoj?
Přizpůsobení podnikových procesů (tj. způsobu, jak podnik funguje) není běžná věc a většinou je očekáváno, že systém se přizpůsobí zažitým postupům v podniku. Ne vždy ale podnikové procesy fungují optimálně a často je dobré před nasazením IS provést změny ve fungování podniku. Údržba systému je často podceňovaným aspektem při pořízení IS. Ve fázi plánování se často končí nasazením systému do provozu. Informační systém ale i po nasazení „žije“, mění se, působí na něho řada vlivů (zastarávání HW a SW, nové požadavky, změny uživatelů, změny ve firmě, opotřebování komponent, zahlcení systému, bezpečnost, zálohování atd.).
Cloud computing (CC)
· je v podstatě sdílení HW i SW prostředků pomocí sítě/internetu a to jak interně, tak externě
· je obecně poskytování různých služeb přes internet nebo intranet, přičemž tyto služby běží na virtuální infrastruktuře dodavatele (tzv. cloud)
· mezi největší hráče v oblasti CC patří společnosti Microsoft, Google, Amazon a SalesForce
· každý z nich se na CC dívá trochu jinak – např. Google považuje za CC více méně každou aplikaci hostovanou u něj (Gmail, Goodle Docs), MS má vizi zásadnější, je jím plnohodnotná aplikační virtualizace
· základem cloudu je tedy virtualizace (snadné škálování výpočetní kapacity podle potřeby), grid computing a služby
· v rámci cloud computingu se obvykle rozlišují tří základní typy ICT služeb:
o Iaas (Infrastucture as a Service) – poskytovatel dodává zákazníkům jako službu výkon technologické infrastruktury. Zákazník si sám ukládá svoje data do pronajatých datových úložišť, resp. si na pronajaté infrastruktuře sám provozuje svoje aplikace
o PaaS (Platform as a Service) – poskytovatel dodává jako službu kromě technologické infrastruktury i vývojové a integrační nástroje. Zákazník si tedy na pronajaté platformě sám vyvine a provozuje svoje aplikace
o SaaS (Software as a Service) – poskytovatel provozuje na své infrastruktuře aplikace, jejichž funkcionalitu nabízí širokému okruhu zákazníků
Služba jako software (SaaS)
· v souvislosti s poskytováním IT služeb se mluví o trendu posledních let zvaném Software as a Service
· příkladem také služby je např. Google Apps for Business – rozvoj toho konceptu jde ruku v ruce s rozvojem tzv. cloudu
· SaaS není rozhodně nový koncept, je v podstatě dalším evolučním krokem poskytování aplikace jako služby APS (Application Service Providing), které je známí na IT trhu již delší dobu
Výběrové řízení
· představuje velmi významnou etapu životního cyklu IS, ve které se zásadním způsobem rozhoduje o efektivnosti IS. Již v samotném faktu rozhodnutí o vypsání výběrového řízení je zakódováno očekávání nějakých přínosů pro podnik. To, že vedení podniku rozhoduje o vypsání výběrového řízení, znamená také, že se o problematiku stavu informatiky v podniku a o jejím dalším rozvoji začne zajímat (nebo by se mělo zajímat) celé vedení podniku a že samo rozhodnutí o vypsání výběrového řízení by mělo být výsledkem konsenzu všech členů vedení podniku, nikoli jen silovým rozhodnutím např. majitele, generálního ředitele či individuálním rozhodnutím ředitele pro IS.
· Ve všech fázích výběrového řízení by měli být angažováni majitelé, vedoucí pracovníci podniku a kompetentní uživatelé. Doporučuje se také zapojení externích, nezávislých poradců (poradenských firem), kteří přinesou do celého procesu potřebné zkušenosti a know-how. Obyčejně se celý proces organizačně zabezpečuje jmenováním ad hoc řídicího výboru či výběrové komise. Samozřejmě se přepokládá, že všichni členové výběrové komise jsou kompetentními pracovníky v dané aplikační oblasti a že jsou informačně gramotní, k celé problematice výběru IS mají aktivní vztah (to znamená, že nepovažují jmenování za trest) a mají zájem na co nejlepším výsledku výběrového řízení.
· Samo výběrové řízení je proces, který má své fáze a svoji časovou náročnost. V žádném případě nedoporučuji výběrové řízení uspěchat pod heslem "Už abychom to měli za sebou"(Poznámka: Dle mé zkušenosti není vůbec na závadu, když výběrové řízení trvá v průměru půl roku až jeden rok. O to rychlejší by pak měla být implementace nového IS).
Fáze výběrového řízení:
· Přípravná fáze
o rozhodnutí o výběrovém řízení je výsledkem procesu tvorby informační strategie podniku. Vlastní požadavek nového IS může být, jak již bylo uvedeno, výsledkem růstu či restrukturalizace podniku, nefunkčností dosavadního PIS či jako podmínka reengineeringu podnikových procesů.
o Výsledkem této fáze je formulace funkčních požadavků na nový IS, očekávaných přínosů a rámcových finančních a časových podmínek.
· Poptávková fáze
o provádí se podrobnější zpřesňování požadavků (funkčních, systémových, personálních, cenových, časových apod.) na nový IS. Hledají se potenciální dodavatelé (obyčejně na základě konsultací s pracovníky ostatních podniků v odvětví, studia literatury, prospektů a návštěv odborných výstav a veletrhů), pokud jde o neveřejné výběrové řízení.
o Výsledkem této fáze je vyhlášení výběrového řízení, veřejného či neveřejného, podle charakteru organizace.
· Nabídková fáze
o je reakcí dodavatelů na poptávku vyhlášenou výběrovým řízením. Je důležité, aby v poptávce byla jasně stanovena struktura nabídky tak, aby bylo možno bez větších problémů tyto nabídky vzájemně porovnávat. Zde obyčejně bývají problémy, protože různé systémy mají funkčně rozdílnou modulovou strukturu, specifické systémové požadavky, odlišné formy cenové kalkulace apod. Proto by měla být struktura poptávky "přiměřeně" detailní a měla by obsahovat jen ty požadavky, které jsou z hlediska zadavatele podstatné. Příliš detailní struktura poptávky svádí k mechanickému, ryze formálnímu vyhodnocení, které může být zavádějící, protože v něm mohou dopadnout nepříznivě zajímaví dodavatelé, kteří "nevyhoví" v nepodstatných požadavcích. Zásadně by poptávka měla být tak "detailní", aby ji byl schopen vyhodnotit kompetentní hodnotitel bez využívání složitých matematicko-statistických tabulkových technik.
o Výsledkem nabídkové fáze jsou tedy písemné nabídky na dodávku požadované aplikace IS.
· Výběrová fáze - 1. Kolo
o vyhodnotí se došlé nabídky a určí se jejich pořadí. Jak jsem již uvedl, nejsem zastáncem rozsáhlých a složitých bodovacích systémů (uváděných např. Voříškem), které jsou mechanické a do jisté míry vyřazují z procesu hodnocení individualitu kompetentního hodnotitele. Za předpokladu, že všichni dodavatelé respektují ve své nabídce ty charakteristiky IS, které jsou požadované v poptávce, zbývá jen velmi málo rozdílností k hodnocení. Osobně doporučuji pro toto první kolo jako rozhodující ukazatel funkčnost/cena. Tento ukazatel se dá bez větší námahy poměrně dobře určit např. tak, že si u každé požadované funkčnosti určím tříhodnotovou stupnici (nesplňuje = 0; splňuje částečně = 1; splňuje bezezbytku = 2) a provedu prostý součet. Ostatní charakteristiky nabízených systémů včetně charakteristik dodavatele pak můžeme vzít jako korektivy pro výsledné pořadí nabídek. Za zásadní pro výsledek tohoto prvního kola považuji to, aby se výsledné pořadí nabídek netvořilo jako "průměr" z dílčích pořadí vzniklých na základě hodnocení jednotlivými hodnotiteli, ale aby vzniklo na základě otevřené diskuse a širokého konsenzu hodnotitelů.
o Výsledkem tohoto 1. kola výběrového řízení je výběr dvou až pěti systémů, resp. jejich dodavatelů, kteří postupují do druhého kola výběrového řízení (tzv. "short list").
· Výběrová fáze - 2. Kolo
o ve kterém jsou dodavatelé vybraní v 1. kole vyzváni k prezentaci systému, a ještě lépe ke zpracování nabídkové studie, ve které jsou již konkretizovány funkční a další vlastnosti systému v konkrétních podmínkách zadavatele (výběrových datech, dohodnutých funkcích či systémových prostředcích). V rámci této fáze se také obyčejně provádí referenční návštěvy v podnicích, kde je nabízený systém již implementován. Zde již přichází uživatelé do přímého kontaktu s pracovníky dodavatele, a buď jim uvěří, nebo neuvěří, buď si je získají, nebo odradí. Pro tuto fázi jsou mnohem důležitější lidé a mezilidská komunikace než technologie samotná. Pracovníci dodavatele budou po dlouho dobu externími spolupracovníky uživatelů, se kterými budou muset společně řešit celou řadu problémů, které jsou vždy se zaváděním a provozem PIS spojeny. Zde již vůbec nedoporučuji nějaký detailní bodovací systém, ale jenom tzv. "hru na prvního", ve které každý hodnotitel hlasuje pro svého favorita. Pokud nedojde k výraznému konsenzu hodnotitelů, pak je třeba v široké a otevřené diskusi hodnotitelů probrat klady a zápory hodnocených systémů, resp. jejich dodavatelů, případně si od nich vyžádat dodatečné informace umožňující jednoznačnější rozhodnutí.
o Výsledkem této fáze je určení vítěze výběrového řízení.
· Závěrečná fáze
o spočívá v projednání kontraktu s dodavatelem, podpisu smlouvy a zahájení dodávky, resp. implementace PIS.
Kritéria hodnocení při výběru IS
Obecně se všichni autoři shodují na tom, že při výběru PIS a jeho dodavatele je třeba věnovat se následujícím hlediskům:
· funkčnosti dané aplikace IS, která je rozhodujícím hodnoticím kritériem, protože kvůli požadované funkčnosti IS toto celé podstupujeme;
· dodavateli, který se pro nás stane strategickým partnerem a na jehož služby budeme odkázáni dlouhou dobu;
· ceně, která by měla odpovídat "hodnotě" nabízeného IS, resp. měli bychom za touto cenou vidět očekávané přínosy;
· použité informační technologii (hardware, databázový a síťový software), která by měla být zárukou dalšího pokud možno bezproblémového rozvoje podnikové informační infrastruktury;
· integraci se stávající informační infrastrukturou (hardware, datové struktury, nadále používané "ostatní" programy, atd.), která je zárukou "hladkého" přechodu na nový systém.
Výběrové řízení – Voříšek 275
Etapy (fáze VŘ)
- přípravná fáze - formulace požadavků potřeb na IS a očekávané přínosy, rámcové a časové
- poptávková fáze
- nabídková fáze - rekce dodavatelů na poptávku vydanou výb. řízením (poptávka by měla být strukturovaná)
- výběrová fáze - 1.kolo - výsledek je výběr 2 - 5 nabídek
- výběrová fáze - 2.kolo - vybraní dodavatelé předvedou svůj IS a detailnější rozpad cen - výsledek určení vítěze a dalších pořadí
- závěrečná fáze, podpis smlouvy
Hodnotí se každá funkcionalita body
0 bodů - funkcionalita není splněna
1 bod - funkcionalita splněna částečně
2 body - Funkcionalita splněna úplně
Součet za všechny funkcionality, poté se vypočte průměr za všechny hodnotitele a poté se stanoví pořadí nabídek.